Jak wybrać salę konferencyjną, która nie zepsuje twojego eventu

Sala konferencyjna potrafi zabić nawet najlepszą agendę. Złe nagłośnienie, brak parkingu, słaby internet, kolumny zasłaniające scenę: to wszystko jest do uniknięcia, jeśli wiesz, na co patrzeć przy oględzinach.

Metraż i pojemność

1. 1.Pojemność rzeczywista (nie marketingowa): zapytaj o pojemność theatre style i banquet osobno. Marketingowo podaje się większą.
2. 2.Wysokość sufitu: minimum 3.5m dla 200+ osób, 4.5m dla scen z LED. Niższy sufit duszy energię i akustykę.
3. 3.Kolumny i ograniczenia widoczności: poproś o plan technologiczny sali z zaznaczonymi kolumnami. Każda kolumna to minus 10-15 miejsc.
4. 4.Możliwość rozdzielenia / połączenia sal: ważne, jeśli planujesz ścieżki paralelne lub potrzebujesz przejścia z formatu prezentacji do networking lunch.

Technika AV i akustyka

1. 1.Nagłośnienie sufitowe vs liniowe: liniowe (line array) zawsze lepsze dla 150+ osób. Sufitowe ratuje budżet, ale zabija jakość mowy.
2. 2.Akustyka pomieszczenia: czas pogłosu RT60. Idealnie 0.6-0.9s dla mowy. Test prosty: klaśnij raz w środku pustej sali, jeśli słyszysz wyraźne echo, akustyka jest słaba.
3. 3.Ekrany / projekcja: minimum Full HD, lepiej 4K, projekcja minimum 6000 ANSI lumenów. Przy 300 osobach lepiej zainwestować w ścianę LED.
4. 4.Internet: dedykowane łącze minimum 100/100 Mbit, własne SSID dla streamerów / aplikacji eventowej. Pytanie kontrolne: ile osób jednocześnie obsłuży hotelowe wifi (zazwyczaj limit 50).
5. 5.Backstage i przygotowalnia prelegentów: oddzielne pomieszczenie z toaletą, lustrem, wodą, gniazdkami. Brak backstage = chaos przed wystąpieniami.

Logistyka i dostępność

1. 1.Dojazd komunikacją publiczną: max 15 minut od centrum lub dużego węzła komunikacyjnego. W Warszawie metro w promieniu 500m to baseline.
2. 2.Parking: minimum 1 miejsce na 3 uczestników. Sprawdź ceny i czy są karty wjazdowe dla VIP / sponsorów.
3. 3.Hotele w pobliżu: minimum 2 hotele 4* w promieniu 500m dla uczestników z innych miast.
4. 4.Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami: winda, podjazd, toaleta, miejsca dedykowane na sali. Nie tylko etyka, ale też compliance i unikanie złej prasy.
5. 5.Czas dostępu / szatnia / rejestracja: przestrzeń na rejestrację 50m² minimum. Wąskie korytarze przy 300 osobach to 30-minutowe kolejki.
6. 6.Garderoby i miejsce na materiały: zapytaj, czy możesz dostarczyć materiały dzień wcześniej.

Catering i przerwy

1. 1.Catering własny czy obowiązkowy hotelowy: hotelowe menu często szablonowe i drogie (200-280 zł/os za lunch). Sprawdź, czy możesz wynająć tylko salę.
2. 2.Strefa kawowa: przepustowość minimum 2 stanowiska na 100 osób, inaczej 20-minutowe kolejki w przerwach.
3. 3.Diety specjalne: standardem jest weganin, wegetarianin, bezglutenowy, koszerny na życzenie. Sprawdź, czy hotelowy catering to potrafi.

Umowa i cennik

1. 1.Co dokładnie wchodzi w cenę: pulpit, mikrofony, projektor, ekran, krzesła w określonym układzie, obsługa techniczna, przerwy kawowe? Każdy z tych elementów dopłacany osobno potrafi zwiększyć rachunek o 30-50%.
2. 2.Polityka anulacji: standard branży 25-50% przy anulacji 30-60 dni przed, 100% przy anulacji <14 dni. Negocjuj klauzulę force majeure (lockdown, klęski).
3. 3.Termin rezerwacji: dobre venue w Warszawie blokowane są 6-9 miesięcy przed datą. Najlepsze 12 miesięcy.

Plan B i bezpieczeństwo

1. 1.Plan ewakuacji i compliance ppoż: dokumenty muszą być aktualne. Bez tego ubezpieczyciel nie wypłaci w razie incydentu.
2. 2.Backup zasilania (UPS / agregat): krytyczne dla streamingu i scenografii LED. Pytanie kontrolne: ile minut UPS i czy obejmuje całą salę.

Checklista oględzin venue